Bokförarens guide till Vantnod
Så samarbetar en bokförare eller byrå med en kund som sköter vardagen i Vantnod. Bokrum ger bokföraren en avgränsad vy: förfrågningar, saknade kvitton och bokföring i bunt, utan kundens hela arbetsyta.
När kunden kör Vantnod arbetar bokföraren i Bokrum: materialförfrågningar hamnar i kundens arbetskö, luckor syns när de uppstår och återkommande poster bokförs i bunt. Momsutkastet byggs av riktiga verifikat, och allt kan exporteras som CSV och SIE4.
Vad som förändras när kunden använder Vantnod
En vanlig månad på byrån börjar med insamling: kvitton jagas per e-post, kontoutdrag väntas in och posterna bokförs i en hög vid periodens slut. En kund som använder Vantnod gör vardagsarbetet själv i produkten, så materialet växer fram under månaden.
Faktureringen fungerar hela vägen: från offert till faktura, numrering, e-fakturor via Maventa, betallänkar, referensnummer och kreditfakturor. Kvitton skannas med Noa, som läser belopp, moms och leverantör. En människa bekräftar varje post; AI:n bokför aldrig på egen hand.
Bokföraren betalar ingenting. Det är kunden som prenumererar, och nivåerna börjar på noll. För byråsamarbetet är den relevanta nivån Perusta, 119 €/mån, med teamroller och en gemensam arbetsyta.
Bokrum: förfrågningar, saknade kvitton och bokföring i bunt
Bokrum är bokförarens egen portal in i Vantnod. Vyn är avgränsad med avsikt: du ser det som arbetet kräver, inte kundens hela arbetsyta. Åtkomsten öppnar kunden från sitt eget konto.
Tre saker bär vardagen:
- 01Materialförfrågningar: när ett verifikat eller en förklaring saknas begär du det direkt i Bokrum. Förfrågan hamnar i kundens arbetskö, inte i en e-posttråd.
- 02Saknade kvitton: luckorna syns i en egen kö när de uppstår, inte först i slutet av månaden.
- 03Bokföring i bunt: återkommande poster förs in i en bunt i stället för en och en.
Momsrytmen och det vi medvetet inte automatiserar ännu
Vantnod känner till bolagets momsperiod och visar pågående period och förfallodag utan omsvep. Momsutkastet byggs av riktiga verifikat, så du ser var varje siffra kommer ifrån.
En sak sägs rakt ut: Vantnod skickar ännu inte deklarationen till Skatteförvaltningen. Integrationen är byggd och testad, men inlämningen öppnas först senare, och då bakom mänskligt godkännande. Vi kallar inte en funktion färdig innan den är det.
Samma linje gäller bankkopplingar: de är på väg via en PSD2-licensierad leverantör, Enable Banking, men vi visar ingen kopplad bank innan kopplingen finns på riktigt.
Ett audit-spår som inte ändras i efterhand
Varje beslut stämplas på serversidan: vem som gjorde vad och när. Historiken kan inte skrivas från en webbläsare, och därför kan den inte heller städas i efterhand.
En skickad faktura är en oföränderlig version. Rättelser görs med kreditfaktura, och originalet står kvar som det var.
För byrån är det en praktisk sak. När du granskar poster eller reder ut en gammal händelse är spåret komplett och detsamma för alla parter. En oenighet hänger aldrig på minnet.
Så börjar du med en kund
Ingen låses in i Vantnod. Allt kan exporteras som standard-CSV och SIE4, format som varje finländsk byrå och programvara läser. Du kan prova samarbetet med en kund utan att binda dig vid något.
Starten är lätt. Be kunden om fyra saker:
- 01Öppna åtkomst till Bokrum för bokföraren.
- 02Slå på kvittoskanningen så att kön med saknade kvitton hålls kort.
- 03Håll faktureringen i Vantnod så att försäljningsfakturor, numrering och referensnummer skapas direkt i systemet.
- 04Gå igenom momsperioden tillsammans i början så att rytmen är tydlig för båda.