Kirjanpitäjän opas Vantnodiin
Miten tilitoimisto tekee töitä asiakkaan kanssa, joka hoitaa arkensa Vantnodissa. Kirjaamo antaa kirjanpitäjälle rajatun näkymän: pyynnöt, puuttuvat tositteet ja eräkirjaukset ilman asiakkaan koko työtilaa.
Kun asiakas käyttää Vantnodia, kirjanpitäjä työskentelee Kirjaamossa: aineistopyynnöt menevät asiakkaan työjonoon, puutteet näkyvät heti ja toistuvat viennit kirjataan erässä. ALV-luonnos kootaan oikeista kirjauksista, ja aineiston saa aina ulos CSV- ja SIE4-muodossa.
Mikä muuttuu, kun asiakas käyttää Vantnodia
Tavallinen kuukausi tilitoimistossa alkaa keräilyllä: kuitteja pyydetään sähköpostilla, tiliotteita odotellaan ja kirjaukset tehdään kasana kauden lopussa. Vantnodia käyttävä asiakas tekee arjen työn itse ohjelmassa, joten aineisto kertyy pitkin kuukautta.
Laskutus toimii alusta loppuun: tarjouksesta laskuksi, numerointi, Maventa-verkkolaskut, maksulinkit, viitenumerot ja hyvityslaskut. Kuitit asiakas skannaa Noalla, joka lukee summan, arvonlisäveron ja toimittajan. Ihminen vahvistaa jokaisen kirjauksen, eikä tekoäly kirjaa koskaan yksin.
Kirjanpitäjä ei maksa mitään. Vantnodin tilaa asiakas, ja tasot alkavat nollasta. Tilitoimistoyhteistyön kannalta olennainen taso on Perusta, 119 €/kk, johon kuuluvat tiimiroolit ja jaettu ohjaamo.
Kirjaamo: pyynnöt, puuttuvat tositteet ja eräkirjaus
Kirjaamo on kirjanpitäjän oma portaali Vantnodiin. Näkymä on rajattu tarkoituksella: näet sen, mitä työ vaatii, et asiakkaan koko työtilaa. Pääsyn avaa asiakas omalta tililtään.
Kolme asiaa kantaa arkea:
- 01Aineistopyynnöt: kun tosite tai selvitys puuttuu, teet pyynnön suoraan Kirjaamosta. Pyyntö ilmestyy asiakkaan työjonoon, ei sähköpostiketjuun.
- 02Puuttuvat tositteet: aukot näkyvät omana jononaan heti kun niitä syntyy, eivät vasta kuun lopussa.
- 03Eräkirjaus: toistuvat viennit kirjataan kerralla erässä, ei yksitellen.
ALV-rytmi ja se, mitä emme vielä automatisoi
Vantnod tietää yrityksen ALV-kauden pituuden ja näyttää kuluvan kauden ja sen määräpäivän suoraan. ALV-luonnos kootaan oikeista kirjauksista, joten näet mistä jokainen luku tulee.
Yksi asia sanotaan ääneen: ilmoitusta ei vielä lähetetä Vantnodista Verohallintoon. Rajapinta on rakennettu ja testattu, mutta lähetys avataan vasta myöhemmin, ja silloinkin ihmisen hyväksynnän takana. Emme väitä ominaisuutta valmiiksi ennen kuin se on.
Sama linja koskee pankkiyhteyksiä: ne ovat tulossa PSD2-toimiluvallisen välittäjän (Enable Banking) kautta, mutta yhdistettyä pankkia ei näytetä ennen kuin yhteys on oikeasti olemassa.
Audit-jälki, joka ei muutu jälkikäteen
Jokainen päätös kirjataan palvelimen puolella: kuka teki, mitä ja milloin. Historiaa ei voi kirjoittaa selaimesta käsin, joten sitä ei voi myöskään siistiä jälkikäteen.
Lähetetty lasku on muuttumaton versio. Korjaukset tehdään hyvityslaskulla, ja alkuperäinen säilyy sellaisenaan.
Tilitoimistolle tämä on käytännön asia. Kun tarkastat kirjauksia tai selvität vanhaa tapahtumaa, jälki on aukoton ja sama kaikille osapuolille. Erimielisyys ei jää muistin varaan.
Näin aloitat asiakkaan kanssa
Vantnodiin ei lukita ketään. Aineiston saa ulos CSV- ja SIE4-muodossa, jotka mikä tahansa suomalainen tilitoimisto tai ohjelmisto lukee. Yhteistyötä voi kokeilla yhden asiakkaan kanssa ilman sitoumuksia.
Aloitus on kevyt. Pyydä asiakkaalta neljä asiaa:
- 01Avaa kirjanpitäjälle pääsy Kirjaamoon.
- 02Ota kuittiskannaus käyttöön, jotta puuttuvien tositteiden jono pysyy lyhyenä.
- 03Pidä laskutus Vantnodissa, jolloin myyntilaskut, numerointi ja viitenumerot syntyvät suoraan järjestelmään.
- 04Käykää ALV-kausi läpi yhdessä heti alussa, niin rytmi on molemmille selvä.