Kirjanpitäjälle
Aino valmistelee · sinä päätät
Vähemmän kuittijahtia. Enemmän tarkistettavaa työtä.
Kirjanpitäjän työn arvo ei ole tositteiden naputtelussa. Se on perusteltujen päätösten tekemisessä, ja siinä että asiakas voi luottaa lopputulokseen. Vantnod siirtää naputtelun Ainolle ja jättää sinulle sen mitä vain ihminen voi tehdä.
Päivä alkaa työjonosta, joka kokoaa kaikkien asiakkaiden kriittiset asiat samaan näkymään. Aino valmistelee tiliöinnit lähteineen, perusteluineen ja epävarmuusasteineen. Sinä tarkistat, hyväksyt tai pyydät lisätietoa, etkä naputtele alusta.
Asiakas pysyy samassa työtilassa. Puuttuvat tositteet pyydetään automaattisesti, kommentit kiinnittyvät dokumenttiin, ja kuukauden sulku näkyy aikajanana. Sähköpostijahti loppuu.
Yksi asiakas, koko työjono
Perusteltuina tarkistettavaksi
Aino pyytää oikealta ihmiseltä
Aikajanalla, ei sähköposteissa
Päätösketju jäljitettävissä
EU-data · Audit-jälki jokaiseen päätökseen · Roolit asiakaskohtaisesti · Aino pysyy työvoimasi vahvistajana · Aineistopyynnöt automaattisia · Sinä säilytät kontrollin
Päivä alkaa työjonosta
01 / 07
Yksi näkymä asiakkaan työlle. Et etsi viittä Excel-tiedostoa.
Kirjanpitäjän aamu alkaa liian usein sähköpostista kaivetuilla kuiteilla ja irrallisella Excel-listalla. Kirjaamo kokoaa yhden asiakkaan työtilaan aineistopyynnöt, puuttuvat tositteet, eräkirjaukset ja ALV-rytmin. Moniasiakasnäkymä on vielä tulossa.
- [01]
Asiakkaan työjono
Puuttuvat tositteet, aineistopyynnöt ja tarkistusta vaativat kirjaukset yhdessä jonossa.
- [02]
Eräkirjaukset
Toistuvat kirjaukset voi valmistella eränä ja hyväksyä lähteineen.
- [03]
Puuttuvat tositteet
Näet mitä on pyydetty, mikä odottaa vastausta ja mikä aineisto on jo saatu.
- [04]
Asiakkaan kysymykset
Keskustelu kiinnittyy tositteeseen tai päätökseen, ei sähköpostiketjuun joka katoaa.
- [05]
ALV-rytmi
Yhtiön ilmoitusväli, ALV-luonnos, puuttuvat tiedot ja tarkistuskohdat samassa kortissa.
- [06]
Viennit
Tarkistettavan aineiston saa ulos CSV- ja SIE4-muodossa.
Kirjaamo on käytössä asiakkaan ja kirjanpitäjän yhteiseen työhön. Pankkiyhteydet tulevat myöhemmin Enable Bankingin kautta.
Tarkistettavaa, ei mustaa laatikkoa
02 / 07
Aino valmistelee. Sinä tarkistat. Asiakkaan luottamus säilyy.
Aino ei "tee kirjanpitoa puolestasi". Se valmistelee tiliöintiehdotuksia perusteltuina, näyttää epävarmuusasteen ja jättää lopullisen päätöksen sinulle. Jokainen jonon kohta näyttää lähteen, päättelyn ja varmuuden, voit hyväksyä, muokata tai pyytää lisätietoa yhdellä klikkauksella.
Toimittaja on tunnistettu. Tiliöinti ja ALV-käsittely odottavat kirjanpitäjän vahvistusta.
Asiakaskohtainen ostokulu vai markkinointi? Aino ei tunnista yksiselitteisesti.
Kirjausta varten tarvittava kuitti puuttuu. Kirjaamosta lähetetty pyyntö odottaa vastausta.
- Lähde linkittyy aina takaisin alkuperäiseen dokumenttiin.
- Päättely näkyy luettavana tekstinä, sääntöviittauksella.
- Epävarmuus näkyy suoraan, ei vain värikoodina.
- Hyväksyntäreitti respektoi roolit: kuka saa hyväksyä mitä, milloin.
Aineiston jahti loppuu
03 / 07
Lähetä puuttuvan tositteen pyyntö suoraan Kirjaamosta.
Kirjaamo näyttää puuttuvat tositteet jonona. Kirjanpitäjä voi lähettää aineistopyynnön asiakkaalle, seurata odottaako se vastausta ja jatkaa työtä, kun aineisto saapuu.
- [01]
Puuttuva aineisto näkyy
Kuitti, lasku tai muu kirjausta varten tarvittava dokumentti nousee jonoon.
- [02]
Pyyntö asiakkaalle
Aineistopyyntö lähtee asiakkaan työjonoon ilman erillistä sähköpostikierrosta.
- [03]
Tilanne pysyy näkyvänä
Pyydetty, vastausta odottava ja vastaanotettu aineisto erotetaan toisistaan.
- [04]
Aineistolista yhdellä silmäyksellä
Et tarvitse erillistä Exceliä siitä, mitä on pyydetty ja mitä saatu, listanäkymä per asiakas on aina ajan tasalla.
Esimerkkinäkymä tuotteesta. Kaikki luvut ovat kuvitteellisia, eivät asiakastietoa.
Havainnollistava Kirjaamo-näkymä.
Sulku ilman paniikkia
04 / 07
Näe missä vaiheessa asiakkaan aineisto on.
Kuukauden sulku ei ole yksi nappi. Se on aineiston keruuta, kirjausten valmistelua, epävarmuuksien selvittelyä, hyväksyntää ja vientiä. Kirjaamo pitää yhden asiakkaan työvaiheet näkyvissä. Moniasiakasnäkymä on vielä tulossa.
- [01]
Aineisto kerätty
Kuitit, osto- ja myyntilaskut sekä muut tositteet ovat työtilassa.
- [02]
Kirjaukset valmisteltu
Tositteet on tiliöity kahdenkertaiseen kirjanpitoon ja puutteet on nostettu jonoon.
- [03]
Epävarmat tarkistettu
Ainon esiin nostamat asiat on käyty läpi.
- [04]
Hyväksynnät
Asiakas tai roolinhaltija on vahvistanut kriittiset päätökset.
- [05]
Vienti
Aineisto on saatavilla CSV- tai SIE4-vientinä ja ALV-luonnos on tarkistettu. Verottajalle lähetys ei ole vielä käytössä.
Keskustelu kontekstissa
05 / 07
Kysymys ei eksy sähköpostiketjuun.
Kun asiakas kysyy "mikä tämä ALV-rivi oli huhtikuulta?", kysymys kuuluu sen rivin viereen, ei sähköpostiketjuun jossa toinen kysymys on jo neljän vastauksen päässä. Vantnodissa kommentit kiinnittyvät tositteeseen, päätökseen tai jonokohtaan, ja keskusteluhistoria näkyy aina kontekstissa.
Jos sama kysymys nousee monta kertaa, voit luoda valmiin selityspohjan, Aino ehdottaa sen seuraavalla kerralla automaattisesti. Toistuva työ vähenee ilman että vastauksen laatu kärsii.
- Kommentti kiinnittyy tositteeseen tai päätökseen, ei viestiketjuun.
- Asiakas vastaa siellä missä työ on, ei viestissä joka katoaa.
- Toistuvat kysymykset (ALV-koodaus, kululuokat) saavat valmiit vastauspohjat.
- "Selitä asiakkaalle" -nappi luonnostelee selityksen sinun säännöilläsi.
Aino luonnostelee selkokielisen vastauksen, sinä hyväksyt ennen lähettämistä.
Vantnodin lupaus kirjanpitäjälle
06 / 07
Jokainen päätös jää tarkistettavaksi.
Sama periaate kuin yrittäjälle: talouden työ ei saa kadota automaation sisään. Jokainen merkittävä asia kulkee saman viiden askeleen kautta, ja jokainen vaihe näkyy, sinulle, asiakkaalle ja mahdolliselle tilintarkastajalle.
- 01
Lähde
Lasku, kuitti tai dokumentti, josta tämä asia tuli.
- 02
Aino
AI valmistelee ehdotuksen, näyttää lähteen, perustelee ja kertoo epävarmuuden.
- 03
Kirjanpitäjä
Sinä tarkistat ja hyväksyt, tai pyydät lisätietoa asiakkaalta.
- 04
Vaikutus
Hyväksytty päätös vaikuttaa kirjanpitoaineistoon, ALV-aikajanaan tai raportointiin.
- 05
Audit
Kuka, milloin, millä perusteella, koko reitti säilyy tarkistettavissa.
Tämä on ero "AI hoitaa kirjanpidon puolestasi" -lupaukseen: kirjanpitäjä säilyttää kontrollin, audit todistaa, asiakas näkee perustelut.
Aloita kirjanpitäjänä
07 / 07
Pyydä kirjanpitäjän näkymä. Aloitamme nykyisestä asiakaskannastasi.
Kirjanpitäjäpolku alkaa keskustelulla: kerro nykyisistä työkaluista, asiakasmäärästä ja siitä missä arki tällä hetkellä takkuaa. Suunnittelemme käyttöönoton niin, että tiedät etukäteen mitä aineistoa voidaan tuoda ja miten nykyinen sulku pidetään hallinnassa. Tilitoimiston omistaja? Tutustu myös omiin työkaluihisi.
Aino valmistelee, sinä hyväksyt · Audit-jälki jokaisesta päätöksestä · Käyttöönotto sulkua katkaisematta · jami@vantnod.com